会社のイベントの企画や幹事は新入社員や若手社員が任されることが多いですが、幹事初心者さんは何から手をつけて良いのか迷ってしまうかと思います。
友達との飲み会幹事なら気が楽ですが、会社の歓送迎会の幹事となると失敗や失礼があっては困ります。
今回は歓送迎会の幹事を任されてしまった方に、幹事の仕事や進め方などについて紹介したいと思います。
歓送迎会幹事のお仕事は何をする？
春は別れと出会いの季節ですが、職場でも同様に異動や入社、退職などが多く見られる時期でもあります。
こうした人が出入りする時期に行われるのが歓送迎会です。
それでは、歓送迎会の幹事のお仕事を見て行きましょう。
日程の確認
主賓となる新入社員や異動・退職などで会社を離れる人の日程を確認しましょう。
日にちを決めたは良いが、主賓が参加できないのでは意味がありませんよね。
そして上司や先輩など歓送迎会に参加してもらう人のスケジュールを把握しておくことも大切です。
歓迎会と送別会を別に行うのであればそれほど複雑ではないのですが、歓送迎会を一緒に行う場合は慌ただしくなってしまいます。
予算の確認
歓送迎会を開くに当って予算を確認することは大切です。
予算はどれくらいが適当か、また上司などから補助してもらえるのかなど、先輩に確認すると良いですよ。
飲食代や花束代、プレゼント代などの金額が会費となります。
お店を予約する
普段から会社が使っているお店を選ぶと、お店の方が会社の情報などを把握していることがあるので負担が少なくなります。
また常連さんと言うことでお店の方からアドバイスがもらえたり、融通が利くなど便利なことがあります。
お店を選ぶ時は先輩や会社の仲間に聞いておくと良いですよ。
キャンセル可能な期間や、キャンセル料などについても調べておきましょう。
挨拶を依頼する人を決める
歓送迎会では主賓に挨拶をしてもらうことがほとんどです。
また、乾杯や記念品の贈呈なども行いますので、それぞれの役割を決めて依頼する人には早めに知らせるようにします。
案内状や案内メールを作成して送る
場所や時間が決まったら案内状や案内メールなどの準備をします。
案内状や案内メールには、場所、時間、会費など必要な情報を書きます。
送別会を行う場所までの地図を書いてあげると親切ですね。
また、出欠の連絡期日と連絡方法についても忘れずに記載します。
案内状の出し方は職場の風習があるかと思いますので、こちらも先輩社員に確認しましょう。
記念品を購入する
記念品を贈呈する場合は、当日までに記念品を購入しておく必要があります。
直前になると焦るので、商品選びなど早めに進めるのが吉です。
歓送迎会店選びのポイント
幹事になって悩むことの一つに、お店選びがあります。
お店選びも幹事の大切な役目なので、ポイントをつかんで思い出に残るような会を開いてあげましょう。
主賓の好みのお店である
主役となる人にどのような食べ物が好きか、また行きつけのお店はあるかなど聞いて決めると良いでしょう。
美味しくて安い
安ければどこでも良いというわけではなく、料理が美味しいお店か確認して選ぶようにしましょう。
料理の品数やドリンクメニューが豊富なお店ならお酒が飲めない人でも楽しむことができますね。
注文に対して柔軟に対応してくれるお店
お店によっては「これしかできない」など柔軟性に欠ける場所もありますよね。
予定していた人数より増えたり、減ったりした場合、料理の数や量を快く対応してくれるお店を探しましょう。
当日になって参加できる人数が増えた場合、コース料理でも人数に合わせて増減してくれると安心ですよね。
部屋のタイプ
人数が多くなると他のお客さんの迷惑になってしまうことがあるので、個室を選ぶと良いですね。
お座敷でも掘りごたつタイプなら足が疲れずにすみますね。
交通の便が良い
当日、残業になったり時間通りに来れない場合もあります。
会社からは離れたお店だと時間までに間に合わなかったりすることもあります。
歩いて行けるような近くにあるお店なら、直ぐに到着できるので時間の心配も少なくなります。
歓送迎会当日の進行の仕方
歓送迎会の当日は慌ただしくなるので、失礼のないように落ち着いて進めるようにしてくださいね。
当日は、歓送迎会が始める約30分前にはお店に着いて準備をします。
お店に着いたら席順などを確認します。
花束やプレゼントはお店の人に預かってもらったり、見えない所において直ぐに取れるように準備をしておきます。
1．歓送迎会を始める開始の言葉（開会宣言）
2．上司の挨拶
3．乾杯の音頭
4．食事や歓談
5．新入社員の紹介と挨拶
6．退職者や異動する方の紹介と挨拶
7．花束やプレゼント贈呈
8．締めの言葉
9．お開きの言葉
10．二次会の案内
歓送迎会は2時間くらいが平均なので、時間をみながら要領よく進めていくことが大切です。
食事や歓談は約30分くらいを目安にして次に進むようにします。
上司の挨拶は約5分以内で話してもらうように前もって伝えておくと後から時間がないなど慌てずにすみますね。
まとめ
歓送迎会のシーズンになると、お店の予約もいっぱいになってしまうことがりますので、早めにお店を決めておくと良いでしょう。
また、普段から行なっていることなど職場によって風習などがある場合もありますので、わからないことがあれば、前回の幹事や同僚や先輩、上司などに相談するとスムーズですよ。
