ビジネスメールのマナー ポイントとやってはいけないことやNGな文字

新入社員のみなさんは、早速会社のメードアドレスが与えられて、これから社内や社外へメールを送る機会も増えて行くかと思います。

ビジネスメールは、お友達同士とのやり取りとは違って、マナーがあります。

メールはもうオワコンかもしれませんが、ビジネスの世界ではまだコミュニケーションツールの一つとして根強く残っていますので、最低限のマナーを知っておくと良いですよ。

ビジネスメールのマナーのポイント

件名の書き方

お友達同士でのメールのやり取りでは、件名を空白で送信する場合も多いかと思いますが、ビジネスメールでは必ず件名を入力するようにします。

件名は簡潔に、メールの内容がわかるように記載するのがポイントです。

・〜の件について
・〜のご案内

また、重要度の高いものや緊急性のあるものなどは、件名の先頭に【重要】【緊急】などを付けて強調すると良いです。
ただし、狼少年にならないよう、本当に重要度や緊急度が高い場合にのみ付ける様にします。

宛名の書き方

宛名には、宛先に入っている人の会社名や部署名などを略さず記載します。

複数の場合は、役職の高い人から順番に記載します。

社内宛ての場合は、会社名は省略します。
また、役職のある人は「様」や「殿」は不要です。
役職のない人は、「殿」を付ける場合もありますが「さん」でも構いません。

CCやBCCの使い方

複数の宛先に送る場合、TOとCCとBCCはどうやって使い分ければ良いのか迷うこともあるかと思います。

TOは、そのメールの真の宛先です。
通常は、宛先と言えばTOですので、特に意識することがなければTOのみでOKです。

CCは、真の宛先(TOの人)以外にもこのメールを送ったよと共有したい人がいる場合に使います。
本文に書かれている内容はTOの人に向けての内容であるけれど、他の人にもTOの人に送ったことを知って欲しい場合などにCCに含めます。

BCCは、TOやCCにこのメールを送ったことを共有したいけれど、TOやCCの人にその人に送ったことを知られたくない場合などに使用します。

例えば、以下の様に指定したとします。

この場合、CさんはこのメールがAさんとBさんに送られたメールだとわかりますが、AさんとCさんはBさんにも同じメールが送られたことはわかりません。

また、複数の宛先に同じメールを送りたいけれど、個人情報の観点から誰に送られたメールか知られたくない場合にも、BCCを使うことがあります。

この辺りは、会社のルールに従う様にして下さい。

書き出し

メールの書き出しは、まずは自分は誰なのか名乗ります。
Fromアドレスや署名などでわかるだろうというのも確かにそうなんですが、やはり最初は名乗った方が印象が良いです。

本文

本文は簡潔に、まずは何を伝えたいのか最初の数行でわかるようにします。
基本的には、１つの内容につき１メールで送る様にします。
例えば、明日の会議と飲み会のお知らせをまとめて１つのメールで送るのは避ける様にしましょう。

関連して伝えたいことが複数ある場合は、優先度の高いものから先に記載すると良いですよ。
読み手が読みやすいように、35文字くらいで改行すると良いでしょう。

締め

伝えたいことを記載したら、締めの言葉は「以上、宜しくお願い致します。」や、「以上」だけでもOKです。
この他、「今後とも宜しくお願い致します」などもよく使います。

署名

最後に署名を付けます。
署名はメールソフトの機能に必ずあるので、あらかじめ作成しておくようにしましょう。
会社名や部署名などは略さずに正式名称で記載します。
会社によっては統一されたフォーマットがある場合もあるので、確認してみて下さいね。

ビジネスメールでやってはいけないこと

ビジネスメールにもマナー違反な行為があります。
受信した人にとって迷惑になることもありますし、セキュリティ事故の原因になることもあるので注意が必要です。

容量(サイズ)の大きすぎるファイルを送るのはNG

ビジネスメールでは、添付ファイルを送信する機会が結構あります。
この時、添付ファイルのサイズには気をつける必要があります。
あまり大きなファイルを送ってしまうと、相手方のメールボックスサイズを圧迫してしまったり、場合のよっては送信した先のメールサーバに負荷をかけてしまうこともあります。

企業によっては、メールのサイズ制限を行なっていることもあり、その場合はエラーとなって戻って来ることもありますが、添付ファイルを送る際は最大2MBくらいを上限と考えておくと良いでしょう。

同じ内容のメールでも不特定多数に送るのはNG

例えば、セミナーの案内状を複数のお客様に送信する必要があるケースがあったとします。
本文の内容が同じなので、送信先全てに一度に送ってしまえば手間も省けて便利だと考えますよね。

宛先全てが社内であったり、同じプロジェクトに携わっている関係者で既にお互いのメールアドレスを知っているのであれば良いのですが、他人同士の場合は注意が必要です。

送った人全員のメールアドレスが晒されてしまうので、不特定多数の宛先に送る場合はBCCに宛先を指定するか、１通ずつ送るのが良いでしょう。

秘密情報や個人情報を暗号化せずに送るのはNG

添付ファイルに秘密情報や個人情報が含まれている場合は、必ず暗号化やパスワード付きにして送る様にしましょう。

なお、添付ファイルのパスワードはメール本文に記載せず、電話や別のメールで送る様にします。
添付したメールの本文に記載してしまうと、万が一宛先を間違えて送ってしまった場合、パスワードも知られてしまい第三者にファイルを開かれるリスクが高くなってしまうからです。

宛先間違えによる誤送信はNG

うっかり宛先のメールアドレスを間違えてしまうと、全く別の人にメールが届いてしまうこともあります。
そのようなヒヤっとするような事態を避けるためにも、送信前にはもう一度宛先をよくチェックする必要があります。

例えば、見積書を別の競合他社に送信してしまったなんてことも実際に起こっています。
信頼を失ってしまったり、賠償問題に発展する可能性もあるので本当に注意が必要ですよ。

HTMLメールはNG

テキスト装飾などが行なえるHTMLメールですが、一般的にビジネスメールではHTMLメールは使いません。
むしろビジネスの世界では、HTMLメールはウィルスの可能性が高かったり、広告メールなどで使われていることも多いためあまり良い印象は受けません。

企業によっては、HTMLメールを表示させないメールソフトを使用していたり、途中の中継サーバでHTMLコードを除去している場合もあります。

ですので、ビジネスメールはテキスト形式で送る様にしましょう。

ビジネスメールでNGな文字

友人同士などでのメールのやり取りでは、使用する文字を意識している人は少ないかと思いますが、ビジネスメールではNGな文字もあるので知っておいた方が良いでしょう。

使っては行けない(使わない方が良い)文字には、以下の様なものがあります。

顔文字

社内の同期などであれば、使っても良いとは思いますが、上司や先輩、社外の人達とのやり取りで顔文字はタブーです。

昔、新人で配属されたばかりの男の子が顔文字を多用していてちょっと引きました。
大人らしいメール本文を書いて欲しいものです。

疑問符やびくりマーク

結構使っている人も見受けられるのですが、疑問符(?)やびっくりマーク(!)も避けた方が良いです。
じゃあ疑問文の時はどうすれば良いの？と思うかもしれませんが、疑問符を使わなくても十分伝わる表現ができます。

たとえば、

・〜でしょうか。
・〜でいかがでしょうか。
・〜でよろしいでしょうか。
・〜されましたでしょうか。

のように、「でしょうか。」という表現にすれば、疑問符は使わなくても疑問文として伝わります。

半角かなや丸付き数字など機種依存文字

メールを読むPCの環境によって、文字化けしてしまう文字があります。
そのような文字を環境依存文字というのですが、例えば半角かなや丸付きの数字、(株)や(有)など、ローマ数字などがあります。
UTF-8という文字コードで送れば文字化けせずに読めることが殆どですが、よくわからない場合はこのような文字は使わない方が良いでしょう。

まとめ

ビジネスメールに関するマナーのポイントについて説明しました。

これからビジネスとしてメールを送る機会がある人は、マナーを守ってメールを書く様にして下さいね。

また、会社ごとに定められたルールがある場合もありますので、事前に先輩などに確認してみると良いかと思います。