ビジネスメール返信時のマナーのポイント
相手から送られて来たメールへの返信についても、書き方は基本的に新規にメールを送る際と同じです。
冒頭には宛先の相手の会社名(部署名)と名前を書き、自分の名前を名乗り「いつもお世話になっております。」を添えます。
そして、いただいたメールに対して軽く御礼を書き、本題に入ります。
最後は、「以上、宜しくお願い致します。」などで締めくくります。
□□様
いつもお世話になっております。
△△商事の○○です。
〜に関するご連絡をいただき、ありがとうございます。
〜〜〜 本題 〜〜〜
以上、宜しくお願い致します。
上記の様に、基本的な書き方は新規メールと同じですが、返信メールには以下の点に気をつける必要があります。
・件名の付け方
・引用の使い方
・複数宛先の場合のCCの使い方
それぞれの詳細について、見て行きましょう。
ビジネスメールの返信で件名はそのまま？
返信の場合は、別の件名に変えずにそのままにしておくのが一般的です。
件名を変えてしまうと、ぱっと見新規メールなのか、返信メールなのか区別がつきにくいためです。
メーラーで返信の操作をすると件名の先頭に「Re:」が付きますが、これによりどのメールに対する返信なのかが一目でわかります。
スレッド表示にすれば、返信メールであることがわかるのですが、ぱっと見てすぐに「あのメールの返信だな」とわかるよう、「Re:○○○(元メールの件名)」というように、件名はそのままにしておくことをオススメします。
ただ、以下の様なケースでは、件名を少し編集しても構いません。
メーリングリスト宛てのメールに対する返信の場合
メーリングリスト宛ての場合、件名にメーリングリスト名が付与されるのが一般的です。
上記の様なメールに返信しようとすると、Re:[mlname:123]○○の件について となりますが、この場合[mlname:123]の部分は削除してしまって構いません。
Re:○○の件について
返信を繰り返すことでRe:やRE:が連続している場合
メーラーによっては、返信を繰り返すことでRe:やRE:が連続して付与されてしまう場合があります。
Re:Re:RE:○○の件について
上記の様な場合は、余分なRe:やRE:は削除して構いません。
Re:○○の件について
ビジネスメールの返信で引用は消した方が良い？
返信メールの特徴の一つに、引用があります。
>や|などの引用符を用いて、元メールの文章を引用する方法です。
対話形式のようになるので、元メールの内容に触れる時には引用を使用すると良いですよ。
ただし、不要な引用は削除した方が良いです。
よく、返信の度に元メールの全文引用がそのままになっているために、本文がやたら長くなっているメールを見かけますが、不要な引用は削除した方が読みやすくて良いですよ。
ビジネスメールの返信でCCの使い方
返信をする際、通常宛先には元のメールの送信者のアドレスが入ります。
元のメールの宛先が複数ある場合は、その他の宛先はCCに入りますが、これはこのまま全員に返信して良いものか迷いますよね。
これは返信するメールの内容にもよりますが、通常は情報共有のため全員に返信します。
もしも、返信するメールの内容を他の人に知られたくないような場合には、他の宛先は削除して送信者のみに返信することもマナー違反ではありません。
複数宛先の場合はBCCじゃなくて良いの？
よくビジネスメールでは、複数の宛先に送信する場合、CCではなくBCCにアドレスを入れるよう指導されることがあります。
CCはヘッダに残りますが、BCCはヘッダには残らないため、アドレスを隠蔽する(誰に送ったのかわからなくする)ために、セキュリティ上の観点からそのように指導されます。
しかし、返信メールの場合は、全員に返信する際はBCCではなくCCで問題ありません。
